تحديث الإدارة الجماعية

رقمنة مصالح الحالة المدنية مشروع طموح لخدمة المواطن:

في إطار جهود عصرنة الإدارة الجماعية وتطوير الخدمات الإدارية الموجهة للمواطنين، شرعت جماعة سلا في مشروع شامل لتحديث مصالح الحالة المدنية. ولتحقيق ذلك، تم إبرام مجموعة من الصفقات تتعلق بإعادة تهيئة المقرات الإدارية لمكاتب الحالة المدنية وتجهيزها بمعدات ولوازم العمل الضرورية وتكوين الموظفين القائمين على هذه المكاتب. وتتمحور الأهداف العامة للمشروع، حول تحسين ظروف عمل موظفي هذه المكاتب وتقديم خدمة أفضل للمواطنين من خلال:
• تهيئة مكاتب الحالة المدنية باعتماد الفضاء المفتوح؛
• تجهيز مكاتب الحالة المدنية بأثاث المكتب و العتاد المعلوماتي؛
• رقمنة سجلات الحالة المدنية ( أزيد من 500 ألف رسم) واعتماد تطبيق معلوماتي لاستغلالها وتوفير قاعدة معطيات الكترونية لوثائق الحالة المدنية بطريقة تعتمد تقنيات حديثة.

• تزويد مكاتب الحالة المدنية بأجهزة لتنظيم الانتظار و بكاميرات المراقبة.

اعتماد برنامج معلوماتي خاص بالجبايات المحلية:

حرصا من المجلس الجماعي لسلا على تطوير موارده المالية و تنمية المداخيل الذاتية و ذلك من خلال دعم الوسائل المادية و البشرية المسخرة لتحصيل الجبايات المحلية، فقد تم اعتماد برنامج معلوماتي خاص يمكن وكالات المداخيل بالجماعة و كذا المصالح الجماعية الأخرى المرتبطة بها كمصالح التعمير و الأملاك الجماعية و المصالح التقنية و غيرها من إحصاء الملزمين ومعالجة ملفاتهم و تحصيل و استخلاص الرسوم و الواجبات و جميع الحقوق التي يرجع تحصيلها للجماعة، وذلك بطريقة أوتوماتيكية ودقيقة و فعالة في احترام تام للآجال و المساطر المعمول بها. حيث سيمكن هذا البرنامج من :
• الأتمتة الشاملة لتدبير الجبايات المحلية؛
• توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرار؛
• تسريع عمليات ومساطر التدبير؛
• المراقبة و التتبع الاتوماتكي لمختلف الملفات.

الشباك الوحيد لرخص التعمير بمواصفات مهنية عالية:

مواكبة للمستجدات القانونية التي يعرفها قطاع التعمير، الرامية إلى توفير الشروط اللازمة لتطويره وضمان استجابته لمتطلبات المواطنين والمستثمرين، من خلال تكريس سياسة القرب وتبسيط مساطر ومسالك دراسة مختلف المشاريع، أحدثت جماعة سلا الشباك الوحيد لرخص التعمير المنصوص عليه بمقتضى المرسوم رقم 2.13.424 الصادر في 24 ماي 2013 والمتعلق بالموافقة على ضابط البناء العام المحدد لشكل وشروط تسليم الرخص والوثائق المقررة بموجب النصوص التشريعية المتعلقة بالتعمير والتجزئات العقارية والمجموعات السكنية وتقسيم العقارات والنصوص الصادرة لتطبيقها.
ويعد الشباك الوحيد لرخص التعمير المخاطب الوحيد لأصحاب الشأن، يتولى تتبع مسار الطلبات ابتداء من إيداعها إلى غاية الحصول على الرخص والأذون، ولهذا الغرض يضع رهن إشارتهم مجموع المعلومات الضرورية المتعلقة بالوثائق المكونة لملفات طلبات الرخص ومسالك ومساطر منحها ووضعية تقدم دراسة تلك الملفات.
وقد تم تشييده بمواصفات معمارية حديثة ومجهز بكافة الوسائل المساعدة على التدبير الأمثل لملفات طلبات الرخص وحسن استقبال المرتفقين. كما تم تجهيزه بنظام معلوماتي حديث يمكن من تحديد مواعيد الاستقبال عن بعد واستقبال ومعالجة طلبات مختلف الرخص بطريقة الكترونية.

اعتماد استراتيجية ومخطط للتواصل: من أجل تواصل فعال لجماعة مواطنة :

في إطار سعيها إلى الرفع من مستوى التواصل بنوعيه الداخلي والخارجي، وباعتباره دعامة أساسية للعمل الجماعي التي من شأنها ربط الجسور وضمان التفاعل مع الشركاء وتمكين الساكنة من حقها في المعلومة وواجبها في الاقتراح والتتبع والتقييم، قامت جماعة سلا في إطار الاتفاقية التي تجمعها وبرنامج الحكامة المحلية بإعداد إستراتيجية ومخطط للتواصل خاصين بالجماعة ومقاطعاتها الخمس، يمكنان من تنظيم ومأسسة عمليات التواصل على جميع المستويات.
وقد تكلف فريق عمل مكون من مجموعة من موظفي الجماعة والمقاطعات تحت إشراف خبير مكلف من طرف البرنامج، بصياغة استراتيجية التواصل استنادا إلى المرجعيات الدستورية والقانونية والمؤسساتية التي أكدت على حق المرتفق في الولوج إلى المعلومة وعلى دور التواصل في تيسير تدبير الشأن العام المحلي.
وشكلت مرحلة إعداد هاته الاستراتيجية مناسبة لتشخيص وضعية التواصل بالجماعة من خلال الوقوف على نقط القوة والضعف وكذا التحديات والفرص التي تعد بمثابة منطلقات تساعد على صياغة خطة عمل جيدة لضبط علاقة تواصلية فاعلة بين الأطراف المعنية.
وتنفيذا للرؤية الاستراتيجية للتواصل التي تشكل النواة الأساسية للعملية التواصلية، اعتمدت الجماعة خطة تواصلية واقعية لمدة ثلاث سنوات تتضمن 82 إجراء عمليا.

إحداث قسم لأنظمة المعلومات والتواصل:

لقد أصبحت أنظمة المعلومات المعتمدة على التكنولوجيات الجديدة في الإعلام والاتصال رافعة أساسية لتحديث الإدارة الجماعية، وانسجاما مع السياسة العمومية في هذا المجال الهادفة إلى الانتقال إلى إدارة الكترونية شاملة، تم إحداث قسم خاص بأنظمة المعلومات والتواصل للانخراط في هذا التطور ومواكبته.
ويتولى هذا القسم على وجه الخصوص الإشراف على تطوير و إنجاز التطبيقات والبرامج المعلوماتية المناسبة لمختلف المصالح الجماعية وفقا للمساطر المعمول بها، وإعداد قواعد معطيات لتمكين المستعملين من معلومات دقيقة تمكنهم من التدبير الجيد للشأن المحلي. كما يعمل القسم على تسيير الحظيرة المعلوماتية للجماعة (المعدات، الشبكات،…) وصيانتها ووضع آليات لحمايتها من المخاطر، بالإضافة إلى تقديم مختلف أشكال الدعم والمساعدة لمستعملي التجهيزات والبرامج المعلوماتية وتعميم خدمات التواصل الالكتروني على موظفي المصالح الجماعية.
كما يتولى إعداد وتنسيق مختلف عمليات التواصل الداخلي والخارجي الموجهة لعموم المواطنين ولوسائل الإعلام ولمختلف الشركاء بالاعتماد على الوسائل الضرورية لتغطية مختلف أنشطة الأجهزة الجماعية عن طريق إعداد وإصدار منشورات ودوريات والتحيين المستمر لمحتوى الموقع الالكتروني للجماعة وغير ذلك من الوسائل التواصلية.

إحداث خلية خاصة بتتبع شكايات المواطنين:

تحظى مسألة تدبير الشكايات بأهمية كبيرة من طرف المجلس الجماعي لسلا نظرا لما لها من تأثير مباشر على علاقة الإدارة بمرتفقيها. ولهذا الغرض، أحدث المجلس الجماعي لسلا خلية تتكلف بمعالجة الشكايات المقدمة وفق معايير متعارف عليها وعبر منهجية مضبوطة استجابة لانتظارات المواطنين وبالتالي المساهمة الفعلية في تحقيق الحكامة الجيدة للإدارة الجماعية وتحسين خدماتها.
وتتلقى الخلية شكايات المواطنين الواردة على الجماعة إما بطريقة مباشرة أو عن طريق مكتب الضبط المركزي أو من خلال الخدمة المخصصة لذلك بالبوابة الالكترونية للجماعة، وتتولى معالجتها وتتبع مآلها ومسارها بتنسيق مع جميع المصالح والأقسام الجماعية المعنية، ولهذا الغرض تشارك الخلية في إجراء معاينات ميدانية وحضور اجتماعات دورية بمقر الكتابة العامة أو بالملحقة الإدارية الواقعة الشكاية داخل نفوذها الترابي.

تعزيز المراقبة الداخلية بإحداث قسم للافتحاص:

في إطار تعزيز مراقبة العمل الإداري، وتتبع تنفيذ المشاريع، و تقييم الأعمال والأنشطة، تجسيدا لقواعد الحكامة الجيدة، تم إحداث قسم الافتحاص الداخلي مهمته تفعيل اختصاصات المراقبة المخولة لرئيس المجلس الجماعي، ويساهم من خلال أعمال التقييم التي يباشرها والتوصيات التي تصدر عنه في التسيير الفعال للجماعة ولأجل ذلك فهو يتولى إعداد مخططات الافتحاص الداخلي وتحيين خريطة مخاطر الجماعة والسهر على تنفيذ مهمات التدقيق والافتحاص وإعداد التقارير بشأنها وتتبع مسار تفعيل التوصيات الصادرة عن وحدة الافتحاص الداخلي أوالهيئات الخارجية للافتحاص والمراقبة إلى جانب إعداد مخططات التكوين واستكمال الخبرة لفائدة موظفي القسم وتحيين برنامج تفعيل الجودة الخاص بأنشطة الافتحاص.